Как повысить эффективность бизнеса с помощью цветной печати

Статья
False

Очевидно, что в настоящее время цветная печать доступна и работает на бизнес. При этом многие компании все же стараются обойтись монохромными устройствами, так как уверены, что в противном случае их расходы неоправданно возрастут. Однако это не совсем так. Современные технологии готовы гарантировать эффективность и контроль. Рассмотрим, как.

Человеческое зрение — комплексный механизм, в котором задействованы не только глаза как рецепторы, но и интенсивная обработка получаемых данным мозгом, трактовка и интерпретация на основании как заложенных, так и полученных эмпирическим путём знаний. Использование цветной печати в документообороте позволяет значительно улучшить восприятие информации как внутри предприятия, так и при коммуникации с клиентами. Так, по статистике, цвет привлекает на 82 % больше внимания и помогает находить информацию на 70 % быстрее. Данные из цветных документов лучше запоминаются – по данным, собранным Ponemon Institute, правильно использованный в документе цвет увеличивает вероятность запоминания презентуемых данных на 82 %, и в целом информация в цвете воспринимается на 80 % лучше монохромной, в том числе и за счёт того, что лучше акцентирована на листе и естественным образом выделена для человеческого зрения и мозга, воспринимающего цвет как причину для повышения внимания к объекту.

В целом существуют несколько особенностей зрения, которые можно выделить. В процессе эволюции человек, действуя и развиваясь как хищник, приобрёл возможность эффективно реагировать на движение, именно поэтому нас так привлекает любая динамика, анимация. Человек может не увидеть или, скорее, не заметить на стене статично сидящую муху, но стоит ей начать двигаться, мозг сразу же выделит объект, акцентирует на движущемся внимание. Бинокулярное зрение человека позволяет видеть объекты в объёме, и в то же время человек способен строить объём из двухмерных данных, руководствуясь яркостью, относительными размерами и цветом.


Информация в цвете воспринимается на 80 % лучше монохромной

Восприятие цвета играет важнейшую роль – начиная с того, что в зависимости от расстояния изменяется цвет объектов, в том числе из-за особенностей атмосферы Земли, и заканчивая тем, что в природе цветом выделена и опасность, и полезные для жизни элементы окружающей флоры и фауны. Также в человеке сильно развито эмоциональное восприятие различных оттенков, и за тысячи лет эволюция дала нам механизм, позволяющий выделять цвет и придавать ему повышенное значение. Мозг комплексно воспринимает все получаемые данные – движение, форму, цвет, и на основе этих данных моделирует понимание объёма, расстояния.

 

То, что цвет крайне важен и оказывает комплексное воздействие, в том числе привлекает внимание, подтверждено многочисленными исследованиями в области колористики, поведенческих реакций, в рамках исследований цветовосприятия при работе с документами.

Цвет отождествляется с эмоциями, может быть использован для их передачи, и именно по этой причине играет важную роль в маркетинге и рекламе. Цветом можно моделировать и передавать настроение, он является эффективным акцентирующим средством в невербальной коммуникации.

От эмоций до печати

Благодаря развитию технологий современным трендом является переход от монохромной к цветной печати в документообороте, и количество продаваемых цветных устройств, используемых именно в бизнесе, увеличивается. По статистике основным генератором цветных документов сегодня являются офисные приложения, такие как Word, Excel, PowerPoint, и их аналоги для различных платформ, в том числе мобильные версии приложений для смартфонов и планшетов. Все эти приложения по умолчанию работают в режиме с использованием цвета – в документах Word цветом отбиваются заголовки и выделения текста, в Excel именно в цвете строятся все графики, круговые диаграммы и другая аналитическая информация, а презентации PowerPoint изначально рассчитаны ещё и на демонстрацию с экранов компьютеров, устройств и при помощи проекторов, которые уже многие годы исключительно цветные.

 


Есть примеры того, как использование цветных документов позволяло быстрее получать оплату по счетам, выделяя важные документы среди безликой серой массы

По статистике использование цвета при печати финансовой отчётности значительно улучшает восприятие сложных таблиц, читаемость и анализ большого количества цифр. В текстах человек обращает больше внимания на выделенные цветом абзацы или цветные врезки, придавая им большее значение, что позволяет эффективно доносить ключевые послания до респондента. Существуют практические примеры того, как использование цветных документов позволяло эффективнее взаимодействовать с контрагентами, в том числе быстрее получать оплату по счетам, выделяя важные документы среди безликой серой массы.

 

Россия в цвете

Говоря о России, нужно отметить интересную особенность бизнеса — россияне по природе своей максималисты, и если в Европе на цветных устройствах по статистике больше печатают монохромных документов, в России предприятие, приобретающее цветное оборудование, использует его в подавляющем большинстве случаев именно для печати в цвете. Некоторые предприятия опасаются разворачивать цветные печатные устройства, следуя укоренившемуся мнению, что цветная печать сопровождается повышенными расходами.

Причиной этого заблуждения является многолетняя практика использования персональных цветных устройств печати в бизнес-задачах и сопровождающая такую практику проблема контроля за расходами. Корни этой ситуации лежат как в технической плоскости, так и связаны с человеческим фактором. Так, например, исследования утверждают, что сотрудники компаний, в которых установлены устройства печати, практически не чувствуют персональной ответственности за себестоимость отпечатка, многие относятся к печати безответственно, выводя на принтер личные документы, либо документы в цвете, для которых это не требуется – данные для личного ознакомления, распечатки страниц сайтов, электронных писем и другие документы, которые после прочтения практически сразу же отправляются в корзину. При этом корпоративные правила, если они сформированы только на основе внутренних распоряжений и приказов, практически не оказывают влияния на поведение персонала, и только использование технических средств контроля и мониторинга оказывается эффективным инструментом.

 

 

Экономия и контроль

Контроль за цветом и за целевым использованием оборудования на современном предприятии является одним из важнейших вопросов, и уже существуют развитые инструменты, в том числе и бесплатные, такие как Universal Login Manager, позволяющие чётко разграничивать права доступа и возможности, предоставляемые сотрудникам. Например, при помощи бесплатной системы ULM или модульной uniFLOW можно обеспечить авторизацию пользователей на устройстве, собирать информацию для статистического анализа ответственными за контроль расходов сотрудниками, ограничить возможности по использованию цвета пользователями и группами. Авторизация на устройстве возможна при помощи современных простых технологий, не требующих от сотрудников предприятия особых знаний – при помощи бесконтактных и магнитных карт, через интуитивно-понятное меню на самом устройстве, в том числе с использованием системы цветных аватарок, с возможностью назначения персонального пин-кода или пароля для доступа.

 

 


Авторизация на устройстве возможна при помощи бесконтактных и магнитных карт

На устройствахCanonпри помощи специализированного ПО в масштабах любых предприятий, может быть развёрнута система как ограничивающая доступ к цветной печати отдельным пользователям и группам, так и действующая на уровне отдельных приложений. В качестве примера можно запретить использование цветной печати из приложений Outlook и браузера, разрешив его из Word и PowerPoint. Кстати, стоит отметить, что по статистике устройства Canon позволяют на 70 % сэкономить средства, расходуемые на цветную печать.

 

Для минимизации расходов на печать, а также с целью усиления информационной безопасности предприятия может быть использована система, которая не позволяет устройству начинать распечатку до момента авторизации пользователя одним из множества доступных описанных выше способов. Это позволяет избежать рисков, связанных с выводом на печать конфиденциальных данных, доступ к которым в офисах, организованных по принципу open space, может получить любой проходящий мимо устройства. Это также минимизирует расходы, возникающие в ситуациях, когда сотрудники отправляют документы на печать и забывают о них, будучи загружены другими делами.

В целом, говоря о возможностях контроля, стоит отметить важность системы отслеживания использования устройств. При помощи системы отчётов администраторы могут получать базовую статистику, а при необходимости развернуть расширенную версию с полным протоколированием, что позволит отслеживать использование всех возможностей устройств с привязкой к отдельным пользователям и группам, в том числе производить мониторинг печати, сканирования и копирования документов, сделать подконтрольным использование факсимильной связи. Благодаря такой системе стоимость каждой операции на определённом устройстве и в целом по предприятию может быть отражена, посчитана и проанализирована, что позволяет выявлять дополнительные потенциальные возможности для экономии средств.

Одним из интересных механизмов является анализ содержимого документов, проходящих через сервер печати, попадающих в устройство во время копирования или сканирования. Если в таких документах содержится конфиденциальная информация, представляющая коммерческую тайну бизнеса, документ попадает в стоп-лист, а информация о несанкционированной работе с данными отправляется офицерам системы безопасности, при этом для самого пользователя система совершенно прозрачна и работает в реальном времени, не увеличивая временных затрат при работе с документами. Вкупе с авторизацией на уровне устройства это позволяет предприятию избежать множества рисков.

 

Печать как сервис

Возвращаясь к теме цветной печати, необходимо отметить доступность для современных компаний сервисной модели печати, при которой абсолютно прогнозируема и стоимость отпечатка, и уровень расходов на печать всего предприятия. Фактически бизнес в рамках этой концепции оплачивает только стоимость отпечатков, и, зная свои объёмы, может быть уверен в экономической эффективности всех процессов, связанных с выводом документов на бумагу. В рамках этой концепции обслуживание устройств ведётся компанией-подрядчиком, что существенно снижает нагрузку на собственный ИТ-департамент предприятия, позволяет снизить расходы и обеспечить гарантированную работу инфраструктуры печати в режиме 24/7. Передача поддержки систем печати на аутсорсинг является актуальным трендом и обеспечивает множество преимуществ, в том числе на предприятиях, для которых большие объёмы бумажного документооборота критичны для основных бизнес-процессов.

Подводя итог, следует отметить, что у современного бизнеса уже есть все механизмы для контроля расходов в области цветной и монохромной печати, а стоимость печати монохромных документов на цветных устройствах сравнялась. Это обеспечивает широкие возможности для эффективного использования цвета в бизнесе, что потенциально оказывает значительное влияние на увеличение эффективности всех основных подразделений предприятия, от финансовых служб до отделов продаж, маркетинга и PR. Благодаря использованию таких инструментов как бесплатная ULM или модульная uniFLOW, возможность полного контроля за расходами и процессами доступна для предприятий любого масштаба, от малого бизнеса, до сети с распределёнными филиалами и множеством серверов печати. Российский бизнес постепенно приходит к пониманию того, что цветная печать не только доступна, но и эффективно считается и контролируется, и что суть всей проблемы заключается лишь в интеграции подходящего инструментария и оборудования для инфраструктуры печати.

 

Петр Внедорожный
Источник: CNews

 

Дата: 12 июня 2013 г. 0:00 Просмотров: 1894